Wissen für Vermieter
Wohnungsübergabeprotokoll bei Einzug und Auszug
Zieht eine Mietpartei ein oder aus, halten beide Seiten fest, was sie vor Ort sehen: Zustand der Räume, Zählerstände, Schlüssel. Hier liest du, was hineingehört, wofür es da ist und wie ein Mieterwechsel abläuft.
Kurz gesagt
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es dient als Nachweis, in welchem Zustand die Wohnung beim Einzug übergeben und beim Auszug zurückgegeben wurde. Hinein gehören die Parteien und das Datum, die Räume mit Zustand und Mängeln, die Zählerstände mit Zählernummer, die Schlüssel mit Anzahl, übergebene Unterlagen, Vereinbarungen und die Unterschriften beider Seiten; jede Seite behält ein Exemplar. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten, nachdem er sie zurückerhalten hat (§ 548 Abs. 1 BGB).
Wofür das Protokoll da ist
Nach dem Ende des Mietverhältnisses ist der Mieter verpflichtet, die Mietsache zurückzugeben (§ 546 Abs. 1 BGB). In welchem Zustand, hält das Protokoll fest — beim Einzug als Ausgangspunkt, beim Auszug als Vergleich.
Das Protokoll hält den Zustand fest. Was darin steht — etwa „ohne Mängel“ oder eine Absprache über Restarbeiten —, kann später rechtliches Gewicht haben. Veränderungen oder Verschlechterungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB). Ob eine Spur Abnutzung ist oder mehr, ist eine Wertungsfrage für Anwalt, Mieterverein oder Haus-und-Grund-Verein.
Wichtig ist das Datum: Die sechs Monate des § 548 Abs. 1 BGB beginnen mit dem Zeitpunkt, in dem der Vermieter die Mietsache zurückerhält. Deshalb gehören der Tag der Rückgabe und die zurückgegebenen Schlüssel ins Protokoll.
Was ins Übergabeprotokoll gehört
- Parteien, Wohnung und Datum. Vermieter und Mietpartei mit Namen, Anschrift der Wohnung, Datum der Übergabe, Anwesende.
- Räume mit Zustand und Mängeln. Raum für Raum: in Ordnung oder Mängel — bei Mängeln, was genau und wo (etwa „Kratzer im Parkett am Fenster“). Auch Keller und Balkon.
- Zählerstände mit Zählernummer. Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Heizung oder Heizkostenverteiler — je Zähler Nummer und Stand.
- Schlüssel mit Anzahl. Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller — wie viele übergeben oder zurückgegeben wurden.
- Übergebene Unterlagen. Etwa Hausordnung oder Bedienungsanleitungen.
- Vereinbarungen und Restarbeiten. Wer was bis wann erledigt.
- Fotos. Bilder mit Datum zu Mängeln und Zählern, im Protokoll erwähnt.
- Unterschriften und je ein Exemplar. Ort, Datum und Unterschrift beider Seiten; jede Seite behält ein Exemplar.
Einzug und Auszug im Vergleich
| Punkt | Einzug | Auszug |
|---|---|---|
| Zweck | Ausgangszustand festhalten | Zustand bei der Rückgabe festhalten |
| Mängel | Vorhandenes notieren | Mit dem Einzugsprotokoll vergleichen, Neues notieren |
| Zählerstände | Anfangsstand je Zähler | Endstand je Zähler, Grundlage für die Abrechnung |
| Schlüssel | Anzahl der übergebenen Schlüssel | Anzahl der zurückgegebenen Schlüssel |
| Danach | Wohnungsgeberbestätigung (§ 19 BMG) | Sechs Monate nach § 548 Abs. 1 BGB ab Rückerhalt; Abrechnung |
Kaution und Wohnungsgeberbestätigung: was im Gesetz steht
Mietsicherheit (§ 551 BGB). Sie darf höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne die als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten betragen. Ist eine Geldsumme zu leisten, darf der Mieter sie in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen erbringen; die erste ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig. Der Vermieter legt den Betrag bei einem Kreditinstitut zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz an, sofern keine andere Anlageform vereinbart ist — in beiden Fällen getrennt von seinem Vermögen. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit.
Beispiel: Bei 600 € Kaltmiete und 150 € Vorauszahlung liegt die Obergrenze bei 3 × 600 € = 1.800 € — in Teilzahlungen dreimal 600 €. Eine Frist für die Rückzahlung nach dem Auszug nennt § 551 BGB nicht.
Wohnungsgeberbestätigung (§ 19 BMG). Der Wohnungsgeber wirkt bei der Anmeldung mit: Er bestätigt der meldepflichtigen Person den Einzug schriftlich oder gegenüber der Meldebehörde elektronisch — innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug (§ 17 Abs. 1 BMG). Die Bestätigung enthält Name und Anschrift des Wohnungsgebers (ist er nicht Eigentümer, auch dessen Namen), das Einzugsdatum, die Anschrift der Wohnung und die Namen der meldepflichtigen Personen.
Wenn die Mietpartei nicht unterschreibt
Unterschreibt die Mietpartei nicht, ist das Protokoll keine gemeinsame Feststellung, sondern deine eigene Aufzeichnung. Der Zustand lässt sich trotzdem dokumentieren:
- Protokoll vollständig ausfüllen und die fehlende Unterschrift vermerken
- Fotos mit Datum von Räumen, Mängeln und Zählern
- eine weitere Person als Zeugin oder Zeugen dazunehmen
Welches Gewicht das im Streitfall hat, ist eine Rechtsfrage für einen Anwalt oder einen Haus-und-Grund-Verein.
Mieterwechsel in acht Schritten
Kündigung bestätigen
Eingang der Kündigung und vorgemerktes Mietende schriftlich festhalten.
Auszugstermin vereinbaren
Termin für die Rückgabe abstimmen; alle Schlüssel und die neue Anschrift der Mietpartei erbitten.
Übergabeprotokoll beim Auszug
Räume, Zählerstände und Schlüssel gemeinsam festhalten und unterschreiben.
Zählerstände melden
Die Stände an die Stellen weitergeben, die sie brauchen — etwa Versorger oder Messdienst.
Abrechnen
Betriebskosten für die Mietzeit und die Mietsicherheit abrechnen.
Neu vermieten
Anzeige, Besichtigungen, Auswahl und neuer Mietvertrag.
Übergabeprotokoll beim Einzug
Den Ausgangszustand für das neue Mietverhältnis festhalten.
Wohnungsgeberbestätigung ausstellen
Den Einzug innerhalb von zwei Wochen bestätigen (§ 19 Abs. 1, § 17 Abs. 1 BMG).
Die Betriebskostenabrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB) — mehr unter Betriebskostenabrechnung erstellen.
So geht das in timmo
- Öffnen. Auf der Objektseite beim Mietverhältnis „Schreiben“ wählen, dann unter „Ein- und Auszug“ das Übergabeprotokoll für Einzug oder Auszug — oder über „Mieterwechsel“ den Ablauf in fünf Schritten gehen. Datum, Vermieter/in und Anwesende sind vorbelegt und änderbar.
- Räume. Vorgeschlagen sind Flur, Küche, Bad, Wohnzimmer, Schlafzimmer und Balkon / Keller; du benennst um, ergänzt oder entfernst. Je Raum wählst du „Nicht geprüft“, „In Ordnung“ oder „Mängel“ und schreibst eine Bemerkung dazu. Kein Raum steht von selbst auf „In Ordnung“.
- Zähler und Schlüssel. Strom, Gas, Wasser kalt, Wasser warm und Heizung / Heizkostenverteiler mit Zählernummer und Stand; Haustür, Wohnungstür, Briefkasten und Keller mit Anzahl — beide Listen erweiterbar. Dazu das Feld „Vereinbarungen und Restarbeiten“.
- Entwurf. Deine Eingaben werden auf dem Gerät als Entwurf gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.
- PDF und Ablage. „Als PDF“ lädt das Protokoll herunter: Leere Felder bleiben als Linie, nicht geprüfte Räume bekommen Kästchen zum Ankreuzen, unten stehen zwei Unterschriftszeilen. „In Unterlagen ablegen“ speichert es als Übergabeprotokoll bei der Wohnung; dafür schließt du in der App den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
Im Mieterwechsel trägst du außerdem das Mietende ein — ab dann fordert das Mietkonto keine Miete mehr — und erstellst Kündigungsbestätigung und Wohnungsgeberbestätigung als vorausgefüllte Muster.
Was timmo dabei nicht macht
- Keine Fotos, keine digitale Unterschrift. Das Protokoll enthält Text; unterschrieben wird auf dem Ausdruck.
- Kein Versand. timmo schickt nichts an die Mietpartei und meldet keine Zählerstände weiter.
- Keine Kautionsabrechnung. Der Mieterwechsel zeigt die Kaution laut Mietverhältnis; abrechnen musst du selbst.
- Keine Bewertung. Ob ein Mangel Abnutzung oder Schaden ist, entscheidet timmo nicht — keine Rechtsberatung, kein Verwalter. Du verwaltest selbst.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Was muss in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Wie lange kann ich nach dem Auszug Ersatz für Schäden verlangen?
Bis wann muss die Kaution zurückgezahlt werden?
Was ist, wenn die Mietpartei das Protokoll nicht unterschreibt?
Bis wann muss die Wohnungsgeberbestätigung vorliegen?
Allgemeine Information zum Miet- und Melderecht, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung und dein Mietvertrag.
Übergabeprotokoll am Handy ausfüllen
Räume, Zählerstände und Schlüssel vor Ort eintragen, als PDF ausdrucken und in den Unterlagen der Wohnung ablegen — mit timmo Verwaltung. Kostenlos bis 10 Immobilien, ohne Abo.