Wissen für Vermieter
Betriebskostenabrechnung selbst erstellen
Einmal im Jahr rechnest du über die Vorauszahlungen deiner Mietpartei ab. Bei der vermieteten Eigentumswohnung ist die Hausgeldabrechnung die Grundlage — aber nicht jede Position daraus gehört in die Abrechnung. Hier liest du, welche Kosten das Gesetz nennt, welche Fristen gelten und wie die Rechnung aufgebaut ist.
Kurz gesagt
„Nebenkosten" ist der Alltagsbegriff, das Gesetz spricht von Betriebskosten. Der Mieter trägt sie, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB); welche Kostenarten dazugehören, steht in § 2 der Betriebskostenverordnung — Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Die Abrechnung ist der Mietpartei spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einer Eigentumswohnung übernimmst du aus der Hausgeldabrechnung die umlagefähigen Positionen, setzt Heizung und Warmwasser mit dem Betrag der Heizkostenabrechnung an (nicht zusätzlich), nimmst die Grundsteuer dazu und ziehst die geleisteten Vorauszahlungen ab.
Was im Mietvertrag stehen muss
Der Ausgangspunkt des Gesetzes: Die auf der Mietsache ruhenden Lasten trägt der Vermieter (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Die Vertragsparteien können aber vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt (§ 556 Abs. 1 BGB) — als Pauschale oder als Vorauszahlung; Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB).
Abgerechnet wird über Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 3 BGB). Welche Kostenarten dein Mietvertrag nennt, liest du dort nach; bei Zweifeln hilft ein Vermieterverein wie Haus & Grund oder eine Anwältin.
Umlagefähige Kosten: der Katalog des § 2 BetrKV
§ 2 der Betriebskostenverordnung zählt 17 Kostenarten auf:
- laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, namentlich die Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizung
- Warmwasser
- verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Personen- oder Lastenaufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschafts-Antennenanlage, Breitband- oder Glasfaser-Verteilanlage (laufende Kabelgebühren seit 1. Juli 2024 nicht mehr)
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Betriebskosten
Keine Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Deshalb zählen Kosten für den Hauswart nur, soweit seine Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
Eigentumswohnung: von der Hausgeldabrechnung zur Betriebskostenabrechnung
Die Eigentümergemeinschaft rechnet nach Ablauf des Kalenderjahres mit dir ab (Jahresabrechnung, § 28 Abs. 2 WEG) — umgangssprachlich die Hausgeldabrechnung. Sie enthält alle Kosten der Gemeinschaft, also auch solche, die keine Betriebskosten sind.
| Position der Hausgeldabrechnung | In die Betriebskostenabrechnung? |
|---|---|
| Wasser, Entwässerung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Hauswart, Versicherung, Beleuchtung | ja — soweit im Mietvertrag vereinbart (§ 2 BetrKV) |
| Heizung und Warmwasser | ja — mit dem Betrag der Heizkostenabrechnung für die Wohnung |
| Verwaltervergütung und andere Verwaltungskosten | nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) |
| Reparaturen, Instandhaltung, Instandsetzung | nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | nein — keine Kostenart des § 2 BetrKV |
Die Grundsteuer steht meist nicht in der Hausgeldabrechnung, weil du sie direkt an die Gemeinde zahlst; sie ist die erste Kostenart des Katalogs (§ 2 Nr. 1 BetrKV).
Umlageschlüssel und Heizkosten
Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, nach einem Maßstab, der dem Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB). Für vermietetes Wohnungseigentum gilt eine eigene Regel: Ohne andere Vereinbarung ist der Maßstab maßgeblich, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt — es sei denn, er widerspricht billigem Ermessen (§ 556a Abs. 3 BGB).
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung — auch zwischen Wohnungseigentümer und Mieter (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV):
- Heizung: Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für bestimmte Gebäude mit Öl- oder Gasheizung schreibt Satz 2 genau 70 Prozent vor.
- Warmwasser: mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Warmwasserverbrauch, die übrigen Kosten nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV).
Diese Aufteilung steht in der Heizkostenabrechnung je Wohnung. Im Anwendungsbereich des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes ist dort außerdem der Anteil des Mieters an den Kohlendioxidkosten samt Einstufung und Berechnungsgrundlagen auszuweisen; fehlen diese Angaben, kann der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG).
Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB
- Jährlich abrechnen. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (Satz 1).
- Zwölf Monate für die Abrechnung. Sie ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Satz 2) — für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Nach der Rechtsprechung kommt es dabei auf den Zugang beim Mieter an, nicht auf das Absenden.
- Ausschluss der Nachforderung. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 3). Ob das zutrifft, etwa bei einer spät vorliegenden Hausgeldabrechnung, ist eine Frage des Einzelfalls.
- Zwölf Monate für Einwendungen. Der Mieter hat Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (Satz 5).
- Belege und Vorauszahlungen. Auf Verlangen ist dem Mieter Einsicht in die Belege zu gewähren, auch elektronisch (§ 556 Abs. 4 BGB). Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
Aufbau der Abrechnung und ein Rechenbeispiel
§ 556 BGB schreibt kein Formular vor. Nach der Rechtsprechung gehören regelmäßig vier Angaben in die Abrechnung: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Anteils der Mietpartei und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Ein Beispiel für eine Eigentumswohnung, die das ganze Jahr 2025 vermietet war, mit 150 € Vorauszahlung im Monat:
| Kostenart | Kosten der Wohnung | Verteilung | Anteil Mietpartei |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 240,00 € | Mietzeit 365 von 365 Tagen | 240,00 € |
| Wasser und Entwässerung | 360,00 € | Mietzeit 365 von 365 Tagen | 360,00 € |
| Müllbeseitigung | 180,00 € | Mietzeit 365 von 365 Tagen | 180,00 € |
| Gebäudereinigung | 120,00 € | Mietzeit 365 von 365 Tagen | 120,00 € |
| Heizung und Warmwasser | 1.000,00 € | laut Heizkostenabrechnung | 1.000,00 € |
| Summe Anteil | 1.900,00 € | ||
| abzüglich Vorauszahlungen (12 × 150 €) | 1.800,00 € | ||
| Nachzahlung | 100,00 € | ||
Die Tabelle zeigt den Rechenweg ab dem Betrag, der auf die Wohnung entfällt. In die Abrechnung gehören zusätzlich die Gesamtkosten des Hauses und der Verteilerschlüssel, mit dem daraus der Betrag der Wohnung wird — bei einer Eigentumswohnung stehen beide in der Hausgeldabrechnung.
Mieterwechsel im Jahr: Zieht die Mietpartei erst am 1. Juli 2025 ein, entfallen auf sie 184 von 365 Tagen, also 50,41 %. Für Positionen, die sich nach Zeit aufteilen lassen — im Beispiel Grundsteuer, Müllbeseitigung und Gebäudereinigung, zusammen 540 € — wären das 272,22 €. Kosten nach erfasstem Verbrauch werden dagegen nicht einfach nach Tagen geteilt: Für Wasser kommt es auf den vereinbarten Maßstab und die Ablesung an (§ 556a BGB), bei Heizung und Warmwasser ist bei Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vorzunehmen (§ 9b HeizkostenV).
So geht das in timmo
In timmo Verwaltung legst du die Wohnung und das Mietverhältnis an und bestätigst die Mieteingänge im Mietkonto. Daraus entsteht die Abrechnung:
Abrechnung öffnen
Auf der Seite der Wohnung öffnest du im Bereich Vermietung „Betriebskosten" und wählst das Abrechnungsjahr. Haben im Jahr mehrere Mietparteien dort gewohnt, wählst du die Mietpartei — auch eine ausgezogene. timmo zeigt, bis wann die Abrechnung bei ihr sein muss.
Kosten übernehmen oder eintragen
Du lädst Hausgeld- und Heizkostenabrechnung als PDF oder Foto hoch. Eine KI liest die Positionen mit dem Anteil deiner Wohnung — und, wo die Abrechnung sie nennt, Gesamtkosten des Hauses und Verteilerschlüssel — und ordnet sie dem Katalog des § 2 BetrKV zu; Verwaltung, Reparaturen und Rücklage sind abgewählt. Du prüfst jede Zeile — die Stelle im Dokument lässt sich aufklappen — oder trägst die Kosten selbst ein.
Zeitanteil und Vorauszahlungen
timmo verteilt die Kosten nach den Tagen der Mietzeit im Jahr. Beträge, die schon der Anteil dieser Mietpartei sind — Heiz- und Warmwasserkosten oder Wasser nach Ablesung —, kennzeichnest du je Zeile; sie werden dann nicht nach Tagen geteilt. Abgezogen werden die Nebenkosten-Zahlungen, die du im Mietkonto für das Jahr bestätigt hast.
PDF erstellen
Das PDF nennt Abrechnungszeitraum, Mietzeit in Tagen, je Kostenart Gesamtkosten des Hauses und Verteilerschlüssel (soweit eingetragen), Kosten der Wohnung, Verteilung und Anteil, die Vorauszahlungen und das Ergebnis. Fehlen Gesamtkosten oder Schlüssel, verweist es auf die beigefügte Hausgeld- bzw. Heizkostenabrechnung. Du lädst es herunter, teilst es am Handy oder legst es in den Unterlagen der Wohnung ab.
Zahlung erfassen
Nachzahlung oder erstattetes Guthaben erfasst du getrennt vom Mietkonto — auf Wunsch mit Übernahme in die Anlage V im Jahr der Zahlung.
Ab Oktober erinnert die Startseite unter „Zu tun" an die Abrechnung für das Vorjahr.
Was timmo dabei nicht macht
- Keine rechtliche Prüfung. Umlagefähigkeit laut Mietvertrag, Umlageschlüssel und Form prüft timmo nicht. Die Zuordnung der KI ist ein Vorschlag.
- Kein eigenes Verteilen der Hauskosten. timmo rechnet mit den Beträgen, die laut Hausgeldabrechnung auf deine Wohnung entfallen, und verteilt sie nach Mietzeit. Gesamtkosten des Hauses und Verteilerschlüssel stehen im PDF, soweit du sie einträgst oder die KI sie liest; sonst legst du die Hausgeldabrechnung bei — das PDF verweist dann darauf.
- Keine Heizkostenverteilung. Verbrauchsanteile nach der Heizkostenverordnung und die Aufteilung der Kohlendioxidkosten rechnet timmo nicht; du übernimmst den Betrag der Heizkostenabrechnung.
- Nur Kalenderjahre, kein Versand. Abweichende Abrechnungszeiträume übernimmt timmo nicht; das PDF stellst du der Mietpartei selbst zu. timmo ist ein Werkzeug für Vermieter, die selbst verwalten — ohne Bankanbindung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Was unterscheidet Hausgeldabrechnung und Betriebskostenabrechnung?
Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Wie lange kann der Mieter Einwendungen erheben?
Erstellt timmo die Betriebskostenabrechnung für mich?
Allgemeine Information zum Mietrecht, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind dein Mietvertrag und die gesetzlichen Vorschriften in ihrer jeweils geltenden Fassung; Einzelfragen klärst du mit einer Anwältin, einem Anwalt oder einem Vermieterverein.
Betriebskosten aus dem Mietkonto abrechnen
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