Vertrag zur Auftragsverarbeitung

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) timmo stellt Ihnen Funktionen bereit, mit denen Sie Ihre Immobilien verwalten: Portfolio, Mietverhältnisse und Mieteingänge, Betriebskostenabrechnung, Schreiben-Vorlagen, Ablage von Unterlagen sowie das Steuer-Modul „timmo Steuer". Erfassen Sie dabei personenbezogene Daten Dritter, verarbeitet timmo diese ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.

(2) Für Ihre eigenen Daten als Nutzerin bzw. Nutzer (Konto, eigene Angaben) ist timmo selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung, nicht dieser Vertrag.

(3) Der Vertrag gilt, solange Sie diese Funktionen nutzen und Daten Dritter in timmo gespeichert sind. Er endet mit der Löschung Ihres Kontos oder sobald Sie alle Daten Dritter gelöscht haben und ihn kündigen.

§ 2 Art, Zweck, Daten und betroffene Personen

Art und Zweck: Speichern, Anzeigen, Berechnen (z. B. Mietkonto, Betriebskosten nach Zeitanteil, Übernahme von Mieteingängen in die Anlage V), Erstellen von Schreiben und Exporten, Löschen — jeweils nur, damit Sie Ihre Vermietung und Ihre Steuerunterlagen selbst verwalten können.

Arten von Daten: Namen, Mietbeginn und -ende, vereinbarte Miete, Nebenkosten-Vorauszahlung, Kaution, Fälligkeit, bestätigte Zahlungseingänge, Notizen, Eigentumsanteile sowie die Inhalte von Unterlagen, die Sie hochladen (z. B. Mietverträge, Belege, Abrechnungen).

Betroffene Personen: Ihre Mieterinnen und Mieter, Miteigentümer und Gesellschafter, Ehe- oder Lebenspartner (soweit Sie sie im Steuer-Modul erfassen) und Personen, die in hochgeladenen Unterlagen genannt sind (z. B. Handwerker, Hausverwaltung).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) sind nicht vorgesehen und gehören nicht in Notizen.

§ 3 Weisungen

(1) timmo verarbeitet die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO), es sei denn, timmo ist nach dem Recht der Union oder Deutschlands dazu verpflichtet; in diesem Fall teilt timmo Ihnen das vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.

(2) Ihre Weisungen erteilen Sie durch die Nutzung der Funktionen (Erfassen, Ändern, Löschen, Export) und ergänzend in Textform an info@timmoapp.de.

(3) Ist timmo der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, informiert timmo Sie unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).

§ 4 Vertraulichkeit

Personen, die bei timmo Zugang zur technischen Infrastruktur haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO). In der App sehen nur Sie die Daten Ihrer Mieter — timmo Berater und Anbieter haben keinen Zugriff. Ein Zugriff durch timmo erfolgt nur, soweit er für Betrieb, Fehlerbehebung oder die Erfüllung Ihrer Weisung erforderlich ist.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

timmo trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung (TLS) und verschlüsselte Speicherung bei Google Cloud;
• Zugang nur nach Anmeldung; serverseitige Zugriffsregeln, nach denen nur Sie Ihre Mietverhältnisse, Zahlungen und Steuerdaten lesen und ändern können (Trennung der Daten je Konto);
• Speicherung in der EU (Datenbank Multi-Region Europa, Unterlagen in einem Speicher in der EU, Serverfunktionen in Belgien bzw. Frankfurt);
• tägliche Sicherungskopien, die nach spätestens sieben Tagen überschrieben werden;
• Löschfunktionen in der App sowie automatische Löschung beim Entfernen eines Objekts und bei der Kontolöschung;
• KI-Auslese nur auf Ihre Veranlassung und in der EU: Belege über die Belegerkennung, Mietverträge über „Aus dem Mietvertrag ausfüllen", Hausgeld- und Heizkostenabrechnungen über „Aus der Abrechnung übernehmen". Die KI liest nur aus; übernommen wird erst, was Sie in der Prüfliste bestätigen.

timmo darf die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Sie erteilen timmo die allgemeine Genehmigung (Art. 28 Abs. 2 DSGVO), folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen: Google — die nach den Datenverarbeitungsbedingungen von Google Cloud bzw. Firebase jeweils zuständige Google-Gesellschaft (Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland, bzw. Google LLC, Mountain View, USA), für Datenbank Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, Firebase Authentication sowie Vertex AI für die freiwillige KI-Auslese von Unterlagen. Speicherorte: Datenbank Multi-Region Europa, Unterlagen in den Niederlanden (europe-west4), Serverfunktionen in Belgien bzw. Frankfurt. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter von Google ist unter cloud.google.com/terms/subprocessors abrufbar.

(2) timmo erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem Vertrag festgelegt sind (Art. 28 Abs. 4 Satz 1 DSGVO). Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haftet timmo Ihnen gegenüber für dessen Pflichterfüllung (Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO).

(3) Eine beabsichtigte Änderung (Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters) teilt timmo Ihnen mindestens 14 Tage vor dessen Einsatz in Textform mit. Sie können innerhalb dieser Frist Einspruch erheben. Wird keine Einigung erzielt, setzt timmo den neuen Unterauftragsverarbeiter für Ihre Daten nicht ein oder Sie können diesen Vertrag kündigen; timmo verfährt dann mit Ihren Daten nach § 10.

§ 7 Ort der Verarbeitung

Die Daten werden in der EU gespeichert. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR (etwa bei der Anmeldung über Firebase Authentication oder im Support von Google) erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss für das EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln).

§ 8 Unterstützung des Auftraggebers

(1) Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit) richten sich an Sie. Sie können sie mit den Funktionen der App selbst erfüllen (Ändern, Löschen, Datenexport). Wendet sich eine betroffene Person an timmo, leitet timmo die Anfrage unverzüglich an Sie weiter und unterstützt Sie angesichts der Art der Verarbeitung nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e DSGVO).

(2) timmo unterstützt Sie bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der timmo vorliegenden Informationen (lit. f).

§ 9 Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

timmo meldet Ihnen eine Verletzung des Schutzes der in Ihrem Auftrag verarbeiteten Daten unverzüglich, nachdem sie timmo bekannt geworden ist (Art. 33 Abs. 2 DSGVO), mit den Angaben, die Sie für Ihre eigene Meldung und Benachrichtigung benötigen, soweit sie timmo vorliegen.

§ 10 Löschung und Rückgabe

(1) Nach Ende der Verarbeitung löscht timmo nach Ihrer Wahl die Daten Dritter oder gibt sie Ihnen zurück und löscht danach die vorhandenen Kopien, soweit keine Pflicht zur Speicherung nach dem Recht der Union oder Deutschlands besteht (lit. g).

(2) Zur Rückgabe dient der Datenexport in Ihren Kontoeinstellungen (strukturierte Daten); hochgeladene Unterlagen können Sie einzeln herunterladen. Auf Anfrage an info@timmoapp.de stellt timmo Ihnen die Daten einschließlich aller hochgeladenen Dateien gesammelt bereit.

(3) Treffen Sie keine Wahl, löscht timmo die Daten mit der Kontolöschung. Sicherungskopien werden nach spätestens sieben Tagen überschrieben.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

timmo stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten Prüfer, der zur Vertraulichkeit verpflichtet ist (lit. h). Überprüfungen sind mit angemessener Frist anzukündigen und sollen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Für die Infrastruktur von Google kann timmo auf deren Zertifizierungen und Prüfberichte verweisen.

§ 12 Pflichten des Auftraggebers

Sie sind für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich: Sie bestimmen die Rechtsgrundlage (in der Regel den Mietvertrag), informieren die betroffenen Personen nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO, erfassen nur, was Sie für die Verwaltung brauchen, und erteilen nur rechtmäßige Weisungen. Stellen Sie Fehler oder Unregelmäßigkeiten fest, informieren Sie timmo unverzüglich.

§ 13 Änderungen, Kündigung, Schlussbestimmungen

(1) Eine neue Fassung dieses Vertrags legt timmo Ihnen in der App zur Zustimmung vor. Bis dahin gilt die bisherige Fassung für die bereits gespeicherten Daten: Sie können sie weiter ansehen, exportieren und löschen. Mietverhältnisse und Zahlungen erfassen oder ändern können Sie erst nach Zustimmung; einer Berichtigung, die Sie vorher benötigen, kommt timmo auf Ihre Weisung nach (§ 3 Abs. 2).

(2) Sie können den Vertrag jederzeit in Textform an info@timmoapp.de kündigen; timmo verfährt dann mit den Daten nach § 10. Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO.

(3) Bei Widersprüchen zu den AGB geht dieser Vertrag für den Datenschutz vor. Es gilt deutsches Recht. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam.